Wij zien ze vaak genoeg en in allerlei vormen. Soms verzamelend in een schoenendoos, soms in een insteekhoesje en inmiddels ook vaak genoeg digitaal doorgestuurd per foto of scan. Jazeker, we hebben het over kassabonnetjes. Niet iedere boekhouder is er dol op. Maar dat wil niet zeggen dat ze minder belangrijk zijn dan andere facturen. Voor zelfs de kleinste bon gelden fiscale regels. Hier lees je welke dat zijn en hoe je ervoor kan zorgen dat je geen aftrek misloopt.
BTW-aftrek bij kassabonnetjes
Even langs de winkel voor schoonmaakartikelen, postzegels of toch even extra naar de bouwmarkt voor wat extra schroeven. Dan nog een parkeerbonnetje en even tanken en voor je het weet heb je je hele dashboardkastje weer vol met bonnen. Weet jij waar je op moet letten bij deze bonnetjes om zo wel recht te houden op btw en kostenaftrek?
Bij kleine bedragen en kassabonnen gelden er vereenvoudigde regels dan voor facturen. Dit zijn de zogeheten vereenvoudigde factuureisen. Deze gelden voor de kleine bedragen, dus tot een max. van € 100 incl. btw of bij correctiefacturen.
De vereenvoudigde factuureisen
Waar moet zo’n bon dan aan voldoen? Dit zijn de vereenvoudigde factuureisen:
- de datum van uitreikingÂ
- de naw gegevens van de leverancier/winkel/tankstation
- de aard van de geleverde goederen of diensten (ofwel, wat je hebt gekocht)
- het te betalen btw-bedrag (of gegevens hoe het bedrag berekend kan worden)
- extra: bij een correctiefactuur moet er een verwijzing zijn naar de oorspronkelijke factuur
Let op.  De vereenvoudigde factuureisen gelden niet voor afstandsverkopen, intracommunautaire leveringen en leveringen van buitenlandse leveranciers waarbij de btw naar jou is verlegd.
In veel gevallen gaat het bij kassabonnen om thermische bonnen. Maak van deze bonnen altijd een kopie of scan. Na bepaalde tijd zijn deze bonnen niet meer leesbaar en op dat moment voldoe je niet meer aan de bewaarplicht. Daarbij kan ook de btw- en kostenaftrek in het geding komen.
Uitzonderingen
Brandstofbonnen
Om de btw op brandstofbonnen af te kunnen trekken moet het aannemelijk zijn dat jij de afnemer bent. Dit doe je door te betalen met je (zakelijke) pinpas, creditcard of tankpas. Hierdoor is de betaling herleidbaar naar jou. Ook geldt voor brandstofbonnen dat deze ook boven de grens van € 100 incl. btw op basis van een kassabon acceptabel zijn
Vervoersbewijzen
Je vervoersbewijs van het openbaar of taxi is ook je bon. Je mag hiervan het lage belastingtarief aanhouden (dus 9/109 deel) voor de belastingaftrek. Let wel, als het vervoersbewijs volledig betrekking heeft op regulier woon-werkverkeer dan is de btw niet aftrekbaar. Woon-werk verkeer wordt gezien voor de btw als privé.
De verzamelfactuur
Kom je vaker bij eenzelfde winkel en dan kun je gebruik maken van een verzamelfactuur. Belangrijk is dat hier de btw op vermeld staat. Deze kan natuurlijk oplopen tot boven de € 100 incl. btw, maar voor verzamelfacturen is dat geaccepteerd. Niet vervolgens al je bonnetjes vast aan deze verzamelfactuur, dan heb je alles compleet.
Ontbrekend bonnetje en wel kostenaftrek?
Mis je een bon? Geen ramp. Om voor kostenaftrek in aanmerking te komen, moet je aannemelijk maken dat het om zakelijke kosten gaat. Je dient te beschikken over de gegevens van de crediteur, het belastingjaar en de aard van het product of dienst. Als je dit alles aannemelijk kan maken, mag je de kosten aftrekken. Wat helpt hierbij is je aankopen zoveel mogelijk te betalen met je zakelijk pinpas of creditcard.
Conclusie
Stel de kostenaftrek en de btw-aftrek veilig door het voldoen aan de factuureisen en de bewaarplicht. Maak altijd kopietjes of scans van thermische bonnen, want deze vervagen of verzamel alle bonnetjes en laat een verzamelfactuur opmaken.
Â