Door de sterk stijgende brandstofprijzen is de standaardreiskostenvergoeding van € 0,19 per km bij lange na niet kostendekkend. Mag u een hogere vergoeding betalen?
Zelf bijleggen. De oorlog in Oekraïne heeft er mede voor gezorgd dat de toch al hoge brandstofprijzen nog verder stijgen. Uit berekeningen blijkt dat een reiskostenvergoeding zo’n € 0,40/km zou moeten bedragen om kostendekkend te zijn. De standaard fiscaal toegestane vergoeding van € 0,19/km die de meeste ondernemingen hanteren, zorgt er zodoende voor dat uw werknemers zelf moeten bijleggen.
Hogere kilometervergoeding. Voor werknemers met een beperkt inkomen en/of werknemers die op een behoorlijke afstand van hun werk wonen, zullen de stijgende brandstofprijzen tot zorgen leiden. Om bijv. te voorkomen dat zij op zoek gaan naar ander werk, kunt u als werkgever kijken op welke manieren u hen tegemoet kunt komen. Een hogere kilometervergoeding ligt dan voor de hand. Hoe pakt dit fiscaal uit?
Vrije ruimte. Tot het normbedrag van € 0,19/km is de vergoeding belastingvrij. Vergoedt u echter meer, dan moet u het meerdere ofwel met loonbelasting belasten, over het meerdere eindheffing betalen, dan wel het meerdere opnemen in uw vrije ruimte van de werkkostenregeling. Tip 1. Als uw onderneming over voldoende vrije ruimte beschikt, kan de verhoging van de vergoeding zonder fiscale gevolgen voor uw werknemer plaatsvinden en blijven de extra kosten voor u ook zo beperkt mogelijk. Tip 2. Mogelijk gaat de onbelaste reiskostenvergoeding omhoog. In het regeerakkoord is een verhoging per 2024 opgenomen. Er gaan nu stemmen op om deze verhoging eerder toe te passen.
Thuiswerkvergoeding. Een alternatief kan zijn om, indien mogelijk, uw werknemers toe te staan meer thuis te werken. Hiervoor kunt u hun dan een onbelaste vergoeding geven van € 2 per dag. Let op. Op thuiswerkdagen waarvoor u deze vergoeding betaalt, mag u dan geen reiskostenvergoeding uitbetalen. Als uw werknemers dus structureel meer gaan thuiswerken, moet u de vaste reiskostenvergoeding hierop aanpassen.